Co przekazać wykonawcy strony WWW? Brief, treści i materiały

Krótka odpowiedź

Przekaż wykonawcy opis Waszych klientów, ofertę, oczekiwane działanie na stronie, dostępne treści i zdjęcia oraz listę potrzebnych funkcji. Wskaż osobę zatwierdzającą projekt i ustal, po czym poznacie, że strona jest gotowa do odbioru. Taki brief pozwala porozmawiać o zakresie bez znajomości programowania.

Nie wszystko musi być gotowe przed pierwszą rozmową. Przy każdym brakującym materiale zapisz, kto go przygotuje i kiedy. Jeśli wykonawca ma opracować teksty, zrobić zdjęcia albo uporządkować ofertę, uwzględnijcie tę pracę w zamówieniu.

1. Opisz odbiorcę i jego następny krok

Zacznij od sytuacji, w której klient szuka Waszej firmy. Czy chce porównać wykonawców, obejrzeć realizacje, wybrać produkt czy umówić konsultację? Dopisz, czego potrzebuje przed kontaktem: przykładów pracy, informacji o obszarze obsługi, opisu współpracy albo odpowiedzi na pytanie o termin.

Zamiast „strona ma być nowoczesna” możesz zapisać: „Osoba planująca kuchnię ma zobaczyć nasze realizacje, poznać przebieg zamówienia i poprosić o rozmowę”. Kierunek wyglądu nadal jest ważny. Dołącz 2–3 inspiracje i wyjaśnij, co w nich działa: zdjęcia, układ oferty, sposób prezentacji produktu czy przejście do kontaktu.

Wybierz główne działanie, którego oczekujesz: telefon, umówienie wizyty albo przesłanie zapytania. Pozostałe mogą je uzupełniać. Zapisz również, skąd ludzie mają trafiać na stronę, na przykład z wyszukiwarki, reklamy lub polecenia.

2. Ustal zakres oferty i podstron

Wypisz usługi lub produkty, które mają być pokazane, i najważniejsze różnice między nimi. Do każdej pozycji dodaj odbiorcę, zakres, ograniczenia i informacje potrzebne przed zakupem. Rozróżnij to, co firma oferuje dziś, od planów.

Potem ułóż roboczą listę podstron. Dla małej firmy usługowej mogą to być: główna, usługi, realizacje, o firmie i kontakt. To przykład do rozmowy, a nie obowiązkowy zestaw. Wykonawca powinien zaproponować strukturę wynikającą z Waszej oferty oraz pytań odbiorców.

Jeżeli zastępujecie istniejącą stronę, podaj jej adres i wskaż treści, które trzeba zachować. Osobno oznacz nieaktualne informacje i funkcje do przeniesienia. Przed publikacją uzgodnijcie także postępowanie ze starymi adresami. Sama zmiana wyglądu nie rozstrzyga tego zakresu.

3. Zbierz treści, zdjęcia i dowody

Przygotuj wspólny folder z materiałami oraz krótki spis. W opisie plików zaznacz, co jest gotowe do publikacji, co wymaga poprawy i gdzie brakuje informacji. Dołącz:

Przy realizacji opisz zakres własnej pracy. Przy liczbie podaj okres i źródło. Opinia klienta pozostaje opinią; pokazowy ekran pozostaje demonstracją. Jeśli brakuje potwierdzenia wyniku, pomiń liczbę i opisz wykonany zakres.

Nie musisz pisać jak copywriter. Możesz przekazać notatki i uzgodnić ich opracowanie. Ważne, żeby wykonawca wiedział, które informacje są potwierdzone, a które musi z Tobą wyjaśnić. Google również zaleca treści tworzone dla odbiorcy, rzetelne i użyteczne. Samo wypełnienie strony tekstem nie daje gwarancji widoczności.

• Dane firmy, aktualne dane kontaktowe, godziny pracy i obszar obsługi.
• Opisy oferty, przebieg współpracy i odpowiedzi na pytania, które wracają w rozmowach.
• Logo w dostępnych wersjach, kolory i zasady marki, jeśli już je macie.
• Oryginalne zdjęcia realizacji lub produktów z opisem: co przedstawiają i co wykonaliście.
• Referencje, certyfikaty i wyniki, które możecie udokumentować oraz wykorzystać publicznie.
• Informację o prawach do materiałów i zgodach na publikację zdjęć, wypowiedzi oraz logotypów.

4. Opisz funkcje przez przebieg działania

Zapisz, co ma zrobić odwiedzający i co nastąpi potem. Przy formularzu określ potrzebne pola, odbiorcę zgłoszenia oraz sposób sprawdzenia, że wiadomość dotarła. Jeżeli zgłoszenie ma trafić do CRM, kalendarza lub innego systemu, wskaż konkretne narzędzie i osobę, która może potwierdzić możliwość połączenia.

Rozdziel funkcje potrzebne na start od pomysłów na później. Katalog z zapytaniem o produkt, sklep z płatnościami i konfigurator wyceny wymagają innych ustaleń. Dopisanie ich do hasła „strona firmowa” nie wyjaśnia zakresu.

W demonstracyjnej stronie dewelopera pokazujemy drogę od inwestycji do wybranego lokalu. To własna koncepcja na przykładowych danych; formularz nie wysyła zgłoszeń. Można na niej ocenić sposób prezentacji, a rzeczywiste połączenia trzeba ustalić osobno. Podobną granicę omawiamy w poradniku o sprawdzaniu demo CRM.

5. Wskaż osobę decyzyjną i sposób edycji

Ustal, kto zbiera uwagi zespołu i zatwierdza ofertę, teksty oraz wygląd. Kilka sprzecznych komentarzy bez osoby rozstrzygającej utrudnia zamknięcie etapu. W briefie wpisz termin dostarczenia materiałów oraz termin uruchomienia, jeśli wynika z konkretnego wydarzenia. Wykonawca powinien potwierdzić harmonogram po sprawdzeniu zakresu.

Opisz też pracę po publikacji: kto zmieni usługę, doda realizację albo poprawi godziny otwarcia. Poproś o pokaz tych czynności i ustal, które wykonacie sami, a które obejmuje obsługa wykonawcy. Technologię dobierzcie do funkcji, edycji i utrzymania. Nazwa narzędzia nie zastępuje tych ustaleń.

6. Uzgodnij warunki odbioru

Zapisz próby, które przejdziecie przed publikacją. Powinny odpowiadać zamówionemu zakresowi:

Próby dostępności możesz oprzeć na wstępnej liście W3C WAI. To początek kontroli, nie pełny audyt. Po publikacji powtórzcie kluczowe sprawdzenia na publicznej domenie.

• Treści: oferta, dane firmy i materiały są poprawne oraz zatwierdzone.
• Telefon: tekst można przeczytać, menu obsłużyć, a drogę do kontaktu przejść na własnym urządzeniu.
• Formularz: kontrolne zgłoszenie dociera do uzgodnionego odbiorcy; sprawdzacie także błędne i brakujące dane.
• Dostępność: można dotrzeć do kontaktu klawiaturą, widać wybrany element, pola mają etykiety, a powiększenie tekstu pozwala dalej korzystać ze strony.
• Edycja: wskazana osoba samodzielnie zmienia uzgodnioną treść w pokazanej jej części serwisu.
• Przekazanie: firma otrzymuje uzgodnione dostępy, dokumentację i informacje o domenie, hostingu, kopiach zapasowych oraz dalszej obsłudze.

Wypełniony przykład: pracownia stolarska

Pracownia Jasna Forma jest fikcyjną firmą stworzoną na potrzeby tego poradnika. Poniższe dane ilustrują brief; nie opisują klienta ani wyników wdrożenia AIA.

• Firma i odbiorca: czteroosobowa pracownia w Gdańsku. Projektuje i montuje kuchnie oraz szafy na wymiar dla właścicieli mieszkań.
• Cel: odwiedzający ogląda realizacje, poznaje przebieg zamówienia i prosi o konsultację. Strona nie sprzedaje mebli online.
• Oferta: kuchnie i szafy. Dla obu opisujemy projekt, pomiar, wykonanie oraz montaż. Aktualny obszar obsługi właściciel potwierdzi przed publikacją.
• Podstrony: główna, kuchnie, szafy, realizacje, o pracowni i kontakt. Osobne strony usług odpowiadają na różne potrzeby kupujących.
• Materiały: logo, opisy 2 usług, 6 realizacji oraz zdjęcia z sesji. Przy każdej realizacji jest zakres pracy; zgody na publikację właściciel sprawdzi. Brakuje zdjęcia zespołu i opisu reklamacji. Właściciel dostarczy je przed zatwierdzeniem treści.
• Funkcje na start: galeria, telefon i formularz z rodzajem zabudowy, miejscowością, opisem potrzeby oraz adresem e-mail. Zgłoszenie trafia do skrzynki firmy. Przesyłanie załączników i integracja z CRM pozostają poza tym etapem.
• Decyzje i edycja: właściciel zatwierdza zakres i wygląd. Osoba z biura dodaje realizacje po pokazie obsługi. Zakres jej dostępu zostanie uzgodniony.
• Termin i odbiór: start po przekazaniu materiałów; datę publikacji ustalamy z wykonawcą. Właściciel sprawdza telefon i formularz, a osoba z biura dodaje testową realizację. Przed odbiorem firma otrzymuje uzgodnione dostępy.

Lista briefu do skopiowania

Skopiuj pola do dokumentu. Przy każdym wpisz odpowiedź albo „do ustalenia”, osobę odpowiedzialną i termin.

• Firma, oferta i obszar działania:
• Odbiorca oraz sytuacja, w której szuka naszej firmy:
• Główne działanie na stronie:
• Obecna strona i informacje do zachowania:
• Proponowane podstrony:
• Gotowe teksty, zdjęcia, logo i dowody:
• Materiały brakujące, wykonawca i termin:
• Prawa oraz zgody do sprawdzenia:
• Funkcje na start i funkcje na później:
• Odbiorca formularza oraz potrzebne połączenia:
• Osoba zatwierdzająca i osoba aktualizująca treść:
• Oczekiwany termin, sposób odbioru i przekazania:

Czy muszę mieć gotowe teksty przed pierwszą rozmową?

Nie. Wystarczą opis oferty i materiały pozwalające ją zrozumieć. Uzgodnij, kto opracuje treść, kto sprawdzi fakty i kiedy ją zatwierdzicie. Pisanie tekstów powinno być widocznym elementem zakresu, jeśli ma je wykonać wykonawca.

Czy mogę zacząć od strony, którą znalazłem w internecie?

Tak, jako inspiracji. Wskaż konkretne elementy i wyjaśnij ich zastosowanie w Waszej firmie. Dopisz własną ofertę, odbiorców oraz oczekiwane działanie. Sam link nie zawiera tych informacji.

Czy brief oznacza wybór technologii?

Nie musisz wybierać jej sam. Opisz funkcje, potrzebę edycji i sposób utrzymania. Poproś wykonawcę o propozycję oraz wyjaśnienie, jak będzie wyglądała codzienna obsługa.

Co zrobić, jeśli w trakcie pojawi się nowy pomysł?

Zapisz zmianę i jej wpływ na zakres. Przed rozpoczęciem dodatkowej pracy uzgodnij koszt, termin oraz warunek odbioru. Porównujcie zamówienie z tą samą aktualną wersją briefu.

Przygotuj pierwszy opis Waszej strony

Zacznij od odbiorcy, oferty i głównego działania. Zobacz, jak projektujemy strony WWW, a następnie porozmawiajmy o Waszej stronie. Do rozmowy możesz przynieść wypełnioną listę z jawnymi brakami.

Źródła

• Google: tworzenie treści przydatnych, rzetelnych i ukierunkowanych na użytkowników
• W3C WAI: wstępne sprawdzenie dostępności strony
• AIA: strona dewelopera, własna koncepcja demonstracyjna
• AIA: jak sprawdzić demo CRM przed zamówieniem aplikacji